In vijf stappen naar de perfecte IT-tekst

IT-tekst

“Wanneer we jou een whitepaper, klantverhaal of blog voor ons IT-bedrijf laten schrijven, hoe gaat dat dan?” Die vraag hoor ik natuurlijk vaak. In deze blogpost beschrijf ik de stappen die ik samen met een opdrachtgever doorloop om te komen tot de perfecte IT-tekst.

Het proces van een IT-tekstproductie is in te delen in vijf stappen: een voorbespreking, een voorstel, het vergaren van input waaronder het afnemen van een of meerdere interviews, het schrijven van een concepttekst en het doorvoeren van eventuele op- en aanmerkingen. Elk van deze vijf stappen heeft verschillende onderdelen.

  1. Voorbespreking

Tijdens een voorbespreking breng ik samen met een klant alle eisen in kaart waaraan de tekstproductie dient te voldoen. Zo’n voorbespreking kan telefonisch of face-to-face plaatsvinden.

Doel
De eerste vraag is: wat is het doel? Is de tekst in de eerste plaats bedoeld om meer klanten aan te trekken (leads te genereren), om hoger te scoren in de resultaten van zoekmachines of om voor een betere kwaliteit en uitstraling te zorgen? Vaak is het een combinatie, waarbij één doel het belangrijkste is.

Doelgroep
De volgende vraag is: wie is de doelgroep? In de IT-wereld maakt het nogal uit of je voor technische mensen schrijft of voor business-mensen. Technische professionals zullen meestal graag inhoudelijke en gedetailleerde informatie willen hebben, waarbij IT-jargon niet wordt geschuwd. Business-mensen zijn doorgaans meer geïnteresseerd in wat je met een IT-product of -dienst bereikt. Welke bedrijfsdoelstellingen kun je ermee realiseren? De tekst zal dan gemakkelijk leesbaar moeten zijn voor mensen zonder technische achtergrond.

Integratie in bestaande communicatie
De derde vraag is: hoe past de tekst die jullie willen in de marketing(communicatie)strategie van jullie IT-organisatie? Welke identiteit hebben jullie en welke uitstraling willen jullie hebben? Zijn er al eerder whitepapers, klantverhalen, blogs en dergelijke geschreven? Wat waren daarbij de uitgangspunten? Hebben die teksten het gewenste resultaat opgeleverd?

Interviews en andere input
De laatste vraag tijdens de voorbespreking is: hoe kom ik aan input voor de tekst? Wie is er in het IT-bedrijf het meest geschikt om mij hiervan te voorzien? Dat kan één persoon zijn, maar voor omvangrijkere tekstproducties zoals een e-book, zijn doorgaans meerdere personen aan te raden. Bijvoorbeeld een Solutions Architect of Software Engineer, een Product Manager en een Marketing Manager. Er zijn ook klanten die mij een aantal documenten sturen en liever willen dat ik verder zelf op internet op zoek ga naar input over het onderwerp. Of een combinatie van beide: het is maar net waar de opdrachtgever de voorkeur aan geeft.

  1. Voorstel

Aan de hand van alle informatie die ik tijdens de voorbespreking met de opdrachtgever heb vergaard, werk ik een voorstel uit. Hierin zet ik alles overzichtelijk op een rij. Verder geef ik advies over de opbouw van de tekstproductie, de lengte, de stijl en welke keywords de tekst moet bevatten voor optimale zoekmachineresultaten (Search Engine Optimization). Natuurlijk bevat het voorstel een urenbegroting en een prijsopgave. Meestal is deze op basis van een vaste prijs (fixed price), inclusief één of, wanneer dat nodig is, meerdere correctierondes. Zo weet de opdrachtgever precies waar hij aan toe is. Verder bevat het voorstel een planning, zodat de klant ook weet wanneer de tekst klaar is en hij de vormgever en/of webbouwer kan inzetten.

  1. Interviewen

Wanneer er overeenstemming is met de klant over het voorstel, ga ik aan de slag. Ik plan afspraken in met de personen die ik ga interviewen. Dit kan face-to-face of telefonisch. Op internet ga ik ondertussen alvast op zoek naar relevante informatie die als input kan dienen (deskresearch). Daarbij kijk ik ook naar hoe de concurrentie van de opdrachtgever communiceert. Vervolgens vinden de interviews plaats. Deze duren gemiddeld een half uur (bij een korte tekst) tot enkele uren of een dagdeel als er meerdere personen tegelijkertijd worden geïnterviewd en het om een omvangrijke tekstproductie gaat zoals een e-book. Deze uitgebreide interviews houd ik meestal face-to-face op locatie bij de klant.

  1. Concepttekst

We zijn nu aanbeland in de fase waarin alle uitgangspunten duidelijk zijn, alle input is vergaard en de interviews achter de rug zijn. Nu begint het schrijven van de concepttekst. Als het om een grote tekstproductie gaat, schrijf ik eerst een klein deel van de tekst die ik vervolgens voorleg aan de opdrachtgever. Dit doe ik om te checken of we dezelfde tekst voor ogen hebben. Zo voorkomen we dat er onnodig tijd verloren gaat. Als blijkt dat alles de goede kant opgaat, werk ik de hele concepttekst uit en mail deze naar de contactpersoon bij de klant en alle mensen die ik heb geïnterviewd. Het is verder aan de klant hoeveel mensen binnen de organisatie naar de concepttekst kijken en er feedback op geven.

  1. Correctieronde en definitieve tekst

Wanneer alle betrokkenen hun op- en aanmerkingen hebben doorgegeven, ga ik deze aanpassingen in de tekst doorvoeren. Het gebeurt regelmatig dat er helemaal geen correcties zijn. Bij complexere tekstproducties waar veel mensen met elk hun eigen invalshoek en belang bij zijn betrokken, kan het ingewikkelder zijn. Het eerste waar ik op let, is of de verschillende correctoren eenduidig zijn. Wanneer dat niet het geval is, bespreek ik dit meteen met de contactpersoon bij de klant. Hij gaat dan, al dan niet samen met mij, proberen iedereen op één lijn te krijgen. Meestal lukt dat vrij snel. In het zeldzame geval dat dit niet lukt, ga ik op zoek naar een compromis tussen de op- en aanmerkingen van alle betrokkenen. Deze tweede versie leg ik vervolgens voor aan alle betrokkenen. Eventuele op- en aanmerkingen die dan nog volgen, zijn dan snel en eenvoudig door te voeren. De definitieve tekst is nu klaar! Hij kan voor verdere verwerking naar de vormgever en/of webbouwer of, in het geval van print, naar de drukker.

Follow up
Enkele maanden tot een half jaar nadat de communicatie-uiting is gepubliceerd, evalueer ik met de opdrachtgever of deze het gewenste doel heeft opgeleverd. Hoe vaak is de tekst bekeken, wat waren de reacties, hoeveel leads heeft deze opgeleverd? Wat zijn de lessons learned? Allemaal waardevolle informatie voor een volgende tekstproductie en voor een succesvolle toekomst van uw IT- bedrijf!

Meer weten?

jon.hoofwijk@IT-tekstschrijver.nl

06 26 192 054

Auteur: Jon Hoofwijk

Jon Hoofwijk is freelance IT-tekstschrijver. Sinds 1996 is hij gespecialiseerd in het vertalen van IT-jargon naar gewonemensentaal (jip-en-janneketaal).